Khi mở đại lý trà, câu hỏi được hỏi nhiều nhất là nhập dòng nào. Nhưng câu hỏi quyết định lãi lỗ thực sự lại là nhập bao nhiêu dòng. Danh mục quá mỏng khiến khách phải đi nơi khác để mua nốt thứ họ cần; danh mục quá dày làm vốn nằm rải rác trên hàng chục mã hàng, mã nào cũng bán được một ít và không mã nào đủ nhanh để quay vòng. Trà lại là mặt hàng có hạn dùng, hương xuống theo thời gian, nên cái giá của việc ôm quá nhiều mã cao hơn nhiều ngành khác. Bài viết đưa ra cách tính chi phí thật của mỗi mã hàng và khung số lượng phù hợp theo từng quy mô kinh doanh.
1. Vì sao số lượng mã hàng quan trọng hơn người ta tưởng
Trong bán lẻ, mỗi mã hàng là một đơn vị tồn kho riêng biệt: một loại trà, một quy cách, một mức giá. Trà xanh Thái Nguyên gói 100 gram và cùng loại trà đó gói 200 gram là hai mã, không phải một. Đây là chỗ khiến nhiều đại lý đếm nhầm quy mô danh mục của chính mình: tưởng đang bán mười dòng trà, thực tế đang quản lý ba mươi mã hàng.
Số mã hàng ảnh hưởng trực tiếp đến ba thứ. Thứ nhất là vốn: tổng vốn chia cho số mã ra lượng nhập mỗi mã, số mã càng nhiều thì lượng mỗi mã càng mỏng, dễ đứt hàng đúng lúc khách cần. Thứ hai là tốc độ quay vòng. Thứ ba là chất lượng tư vấn, vì người bán không thể nắm rõ hương vị và cách pha của quá nhiều mã cùng lúc.
2. Nhập quá nhiều dòng làm chết vốn như thế nào
Hãy hình dung hai đại lý cùng có một khoản vốn hàng như nhau. Đại lý A chia cho mười mã, mỗi mã đủ bán sáu tuần. Đại lý B chia cho ba mươi mã, mỗi mã chỉ đủ bán hai tuần. Trên giấy tờ, B có danh mục phong phú hơn. Trên thực tế, B đứt hàng liên tục ở những mã bán chạy, phải nhập bổ sung lắt nhắt với chi phí vận chuyển cao và không đủ sản lượng để thương lượng giá tốt.
Tệ hơn, phần lớn vốn của B nằm ở nhóm mã bán chậm. Khi cần tiền mặt để nhập hàng mùa cao điểm, B không có gì để xoay ngoài việc giảm giá xả hàng. Đây là vòng xoáy quen thuộc: danh mục càng rộng, biên lợi nhuận thực càng mỏng, và cuối cùng lợi nhuận của những mã bán chạy bị dùng để bù cho những mã không ai mua.
3. Chi phí ẩn của mỗi mã hàng
Giá nhập chỉ là phần nổi. Mỗi mã hàng mang theo một chuỗi chi phí không xuất hiện trên hóa đơn. Chi phí bao bì là khoản đầu tiên: túi zip, hộp, tem nhãn thường phải đặt theo lô tối thiểu, nghĩa là thêm một mã là thêm một khoản bao bì nằm kho có thể không dùng hết. Chi phí không gian và bảo quản là khoản thứ hai, vì trà cần nơi khô, kín, tránh ánh sáng và tránh ám mùi.
Khoản thứ ba là chi phí đào tạo bán hàng: mỗi mã cần người bán biết nguồn gốc, đặc điểm hương vị, cách pha và biết nó khác gì mã bên cạnh. Khoản thứ tư là chi phí chú ý: thời gian chụp ảnh, viết mô tả, cập nhật giá, kiểm kê. Cộng lại, một mã bán chậm hoàn toàn có thể lỗ ngay cả khi bán hết hàng đúng giá niêm yết.
4. Hạn dùng và rủi ro tồn kho riêng của mặt hàng trà
Trà không hỏng theo kiểu thực phẩm tươi, nhưng xuống chất lượng theo cách khó nhận ra và không thể đảo ngược. Trà xanh là dòng nhạy nhất, hương cốm và độ tươi giảm rõ sau khoảng sáu tháng nếu bảo quản thường; trà ướp hương mất dần hương hoa; trà túi lọc hút ẩm nhanh khi hộp đã mở. Ngược lại, ô long lên hương tốt hơn và các dòng lên men có thể để lâu.
Điều này có nghĩa số mã hàng phải được cân theo tốc độ bán, không chỉ theo hạn in trên bao bì. Một quy tắc thực dụng: mã nào không bán hết trong nửa hạn sử dụng thì lượng nhập đang quá cao hoặc mã đó không phù hợp danh mục. Với nhóm trà xanh, mục tiêu nên là quay vòng dưới ba tháng. Nhóm quà tặng theo mùa cần được thiết kế để bán hết trong chính mùa đó.
5. Khung số mã hàng cho đại lý mới mở
Với đại lý mới, con số hợp lý là khoảng tám đến mười lăm mã trong sáu tháng đầu. Cơ cấu gợi ý gồm ba đến bốn mã trà xanh ở các mức giá khác nhau, một đến hai mã ô long hoặc trà ướp hương, một đến hai mã trà thảo mộc, một mã trà túi lọc và một đến hai mã dạng hộp quà tặng. Nếu khu vực có nhiều quán đồ uống, thêm một đến hai mã nguyên liệu pha chế bao lớn.
Giới hạn này không phải để tiết kiệm mà để tạo dữ liệu sạch. Với mười mã, sau ba tháng người bán có thể nói chính xác mã nào bán chạy, mã nào có khách mua lại, mã nào chỉ bán được nhờ khuyến mại. Với ba mươi mã, cùng khoảng thời gian đó chỉ cho ra một mớ số liệu mỏng không đủ để kết luận điều gì.
6. Khung số mã hàng cho đại lý đang chạy ổn định
Khi đã có tệp khách quen, doanh thu đều và ít nhất ba mã chủ lực bán chạy liên tục, danh mục có thể mở rộng lên khoảng hai mươi lăm đến bốn mươi mã. Giai đoạn này việc mở rộng nên đi theo chiều sâu trước, chiều rộng sau: thêm quy cách cho mã bán chạy, thêm phiên bản hộp quà, thêm bậc giá cao hơn cho cùng dòng trà mà khách đã tin tưởng.
Cơ cấu vốn nên được kiểm soát chặt hơn số mã. Một tỷ lệ vận hành tốt là nhóm dẫn dòng tiền giữ khoảng 45–55% vốn hàng, nhóm biên lợi nhuận khoảng 30–40%, nhóm định vị thương hiệu dưới 10%. Nếu nhóm định vị vượt quá mức này, đại lý đang đầu tư quá nhiều tiền vào những mã đẹp nhưng bán chậm, và dòng tiền sẽ căng đúng vào lúc cần nhập hàng mùa cao điểm.
7. Khung số mã hàng cho nhà phân phối vùng
Nhà phân phối có bài toán khác hẳn vì phải phục vụ nhiều loại điểm bán cùng lúc: cửa hàng lẻ, tạp hóa, quán đồ uống, khách quà tặng doanh nghiệp. Số mã ở quy mô này thường rơi vào khoảng năm mươi đến tám mươi, nhưng điểm mấu chốt không phải tổng số mà là cách chia thành các bộ hàng riêng cho từng loại điểm bán.
Cách làm hiệu quả là thiết kế ba đến bốn bộ hàng, mỗi bộ khoảng mười đến mười lăm mã, phục vụ đúng một loại khách. Nhân viên tuyến bán hàng chỉ cần thuộc bộ của mình thay vì thuộc toàn bộ danh mục. Cách này giữ được độ phủ rộng mà không làm loãng năng lực bán hàng, đồng thời cho phép đo hiệu quả từng bộ một cách độc lập và cắt bỏ bộ nào không đạt.
8. Bộ chỉ số đánh giá hiệu quả từng mã hàng
Để quyết định giữ hay bỏ một mã, cần đo bốn chỉ số đơn giản mà bất kỳ đại lý nào cũng ghi được. Thứ nhất là số vòng quay: lượng bán ra trong kỳ chia cho tồn kho bình quân, cho biết vốn ở mã đó chạy nhanh hay chậm. Thứ hai là lợi nhuận gộp thực, tính sau khi trừ bao bì, hao hụt chia lẻ và chiết khấu đã cho.
Thứ ba là tỷ lệ khách mua lại, chỉ báo tốt nhất cho việc sản phẩm có thật sự hợp khẩu vị thị trường hay không. Thứ tư là vai trò trong giỏ hàng: có những mã lãi ít nhưng luôn xuất hiện cùng các mã lãi cao, và bỏ chúng sẽ kéo tụt cả đơn hàng. Chỉ khi nhìn đủ bốn chỉ số này thì quyết định cắt mã mới không gây thiệt hại ngoài dự tính.
9. Quy tắc cắt mã kém mà không mất khách
Một quy tắc thực dụng: mã nào sau hai chu kỳ nhập liên tiếp vẫn có vòng quay dưới một nửa mức trung bình của danh mục, không có khách mua lại và không đóng vai trò kéo giỏ hàng thì nên dừng. Trước khi dừng hẳn, hãy kiểm tra ba khả năng: giá đang đặt sai, quy cách không hợp nhu cầu, hay người bán chưa được hướng dẫn cách giới thiệu mã đó.
Cách cắt cũng quan trọng như quyết định cắt. Không nên biến mất đột ngột, nhất là với mã đang có vài khách trung thành. Thông báo trước cho khách quen, đề xuất một mã thay thế tương đương về hương vị và mức giá, và xả lượng tồn còn lại theo hình thức bán kèm thay vì giảm giá sâu, để không phá vỡ mặt bằng giá của những mã còn lại.
10. Mở rộng danh mục có kiểm soát
Danh mục nên lớn lên theo nhịp có kỷ luật. Nguyên tắc gọn nhất là một vào một ra: mỗi lần thêm một mã mới thì rà lại danh mục để bỏ hoặc gộp một mã yếu, giữ tổng số mã ổn định cho đến khi doanh thu thật sự tăng đủ để nuôi thêm hàng. Nhịp thử nghiệm hợp lý là mỗi quý đưa vào một đến ba mã mới, mỗi mã nhập lượng đủ bán bốn đến sáu tuần.
Mở rộng cũng nên bám vào nhu cầu đã có bằng chứng chứ không bám vào cơ hội mua rẻ. Khi năm khách quen cùng hỏi một loại trà mà danh mục chưa có, đó là tín hiệu đáng tin. Một lời chào hàng giá tốt từ nhà cung cấp, dù hấp dẫn đến đâu, chưa bao giờ là lý do đủ để thêm một mã tồn kho mới.